Calendario de planificación de temporada para floristerías

Todos los picos del calendario de un florista se conocen con meses de antelación. San Valentín, el Día de la Madre, la temporada de bodas y Navidad caen en las mismas fechas cada año. Y sin embargo la mayoría de las tiendas se ven sorprendidas, porque la planificación se hace en el extremo equivocado de la cronología: planifican qué hacer la semana del pico, no qué pedir seis semanas antes.

Este es el calendario desde el que hay que contar hacia atrás.

El calendario anual de pedidos

Pico	Stock necesario para	Pedido marítimo	Refuerzo aéreo	Personalización antes de
San Valentín (14 de febrero)	1 de febrero	Mediados de diciembre	Primera semana de enero	Finales de noviembre
Día de la Madre (variable según el país)	3 semanas antes	6-8 semanas antes	2 semanas antes	8 semanas antes
Temporada de bodas	Abril	Febrero	Marzo	Febrero
Graduaciones (mayo-junio)	Principios de mayo	Mediados de marzo	Finales de abril	Marzo
Navidad	Mediados de noviembre	Finales de septiembre	Finales de octubre	Finales de agosto
Actividad ordinaria	Continuo	Trimestral	Según necesidad	—

Fíjate en lo temprana que es la columna marítima. Un pedido de San Valentín hecho en enero por barco llega después del pico. Ese solo hecho separa un febrero rentable de una tienda sin cinta a las cuatro de la tarde.

El tiempo muerto del Año Nuevo chino

El Año Nuevo chino es el mayor riesgo de calendario en cualquier cadena de suministro, y se mueve cada año, entre finales de enero y mediados de febrero. Las fábricas cierran unas dos o tres semanas, y la capacidad está tensa quince días antes y después, porque todos quieren enviar antes del cierre.

Si uno de tus picos cae…	Qué hacer
Dentro de las cuatro semanas después del Año Nuevo chino	Pedir al menos dos meses antes o prever el aéreo
Entre cuatro y ocho semanas después	Aceptar que la producción arranca despacio y añadir dos semanas de margen a cada presupuesto
A más de ocho semanas	Se aplican los plazos normales, pero evita pedir en los quince días previos al cierre

Para San Valentín en concreto, el Año Nuevo chino suele caer justo en la ventana de envío. La respuesta es hacer el pedido marítimo a mediados de diciembre y reservar un presupuesto aéreo para la primera semana de enero como seguro.

Dimensionar un pedido de temporada

Pedir para una temporada no es simplemente pedir más. El volumen extra se concentra en una familia de colores y en un mix de producto concreto, y equivocarse en el mix cuesta más que equivocarse en el total.

Categoría	Mes ordinario	Mes de pico	Incremento
Papel de regalo	Índice 100	Índice 250-400	2,5-4x
Cinta	Índice 100	Índice 300-500	3-5x: la cinta es lo que antes se agota bajo presión
Fundas y bolsas	Índice 100	Índice 200-300	2-3x
Cajas y jarrones	Índice 100	Índice 150-200	1,5-2x: los picos los mueven los ramos, no las cajas
Cinta de floristería	Índice 100	Índice 200-250	2-2,5x
Portatarjetas	Índice 100	Índice 300-400	3-4x: cada pedido de pico lleva tarjeta

Dos líneas de esta tabla sorprenden a casi todos. La cinta se agota antes que el papel, porque cada ramo consume una longitud mientras que el consumo de papel por ramo se mantiene bastante estable. Y los portatarjetas se subestiman de forma sistemática: un pedido de pico es un pedido de regalo, y un pedido de regalo lleva un mensaje.

Como regla de seguridad, pide alrededor del 85 % de tu previsión y cuenta con quedarte corto en la alternativa neutra antes que con exceso en color de temporada. Pasarse en un pedido de temporada significa guardarlo once meses.

Estandariza el pico, no solo el stock

El plan de stock y el plan de servicio tienen que coincidir. Una tienda que almacena un 300 % más de papel pero sigue ofreciendo diseño personalizado ilimitado no convertirá ese stock en pedidos, porque el cuello de botella es la mano de obra, no el material.

• Tres niveles de producto fijos, pequeño, estándar y premium, en lugar de especificación ilimitada. Cada pedido personalizado cuesta aproximadamente el tiempo de tres pedidos estándar.
• Preempaqueta el stock por nivel dos días antes, lo que convierte el montaje en ensamblaje en lugar de diseño.
• Reparte montaje y envoltura entre dos personas, lo que casi duplica el rendimiento porque nadie cambia de herramienta ni de posición.

Nuestra guía de la avalancha de San Valentín da la versión día a día, con el calendario de preparación de siete días y la disposición del puesto.

La semana después de un pico

La hora más valiosa de todo el ciclo es el repaso en la semana siguiente, mientras todo está fresco. Anota tres cosas y nada más:

1. ¿Qué se agotó primero? Es la línea que más hay que subir en el pedido del año que viene.
2. ¿Qué llevó más tiempo por pedido? Es el proceso que hay que estandarizar o dotar de personal distinto.
3. ¿De qué se quejaron los clientes? Es la especificación que hay que cambiar antes del siguiente pico.

Tres líneas, escritas una vez al año, aportarán más a tu rendimiento en los picos que cualquier hoja de cálculo de previsión. El patrón se repite casi exactamente, así que tus notas del año pasado son el mejor documento de planificación que tienes.

Cómo construir el pedido de temporada: un ejemplo concreto

Supongamos una tienda que vende 120 ramos en un mes normal y prevé 380 en el mes de San Valentín. Así se reparte el pedido.

Categoría	Mes normal	Estimación de pico	Cantidad a pedir	Modo
Papel de regalo	170 hojas	510 hojas	500 hojas más un refuerzo aéreo de 100	Marítimo y luego aéreo
Cinta	25 rollos	100 rollos	80 rollos por mar, 30 por aire en enero	Repartido
Fundas para ramo	120 unidades	320 unidades	300 unidades	Aéreo
Portatarjetas	120 unidades	420 unidades	500 unidades	Aéreo
Cinta adhesiva floral	8 rollos	18 rollos	24 rollos	Aéreo
Cajas de cartón	10 unidades	18 unidades	20 unidades	Marítimo con el stock existente

En esa tabla se ven dos cosas. Primero, el pedido se reparte entre modos de transporte de forma deliberada: lo que pesa poco y se consume rápido vuela, el papel pesado viaja por mar. Segundo, todo lo estacional se pide a propósito en torno al 85% de la estimación de pico, bajo la premisa de que quedarse corto de papel blanco es sobrevivible y guardar papel rojo durante once meses no lo es.

Qué hacer en las dos semanas previas al pico

1. Confirma que cada línea ha llegado físicamente. No que se ha enviado: que ha llegado, se ha contado y está en el estante. Una discrepancia detectada con dos semanas de margen tiene arreglo; el mismo día, no.
2. Pre-corta el papel y prepara el material por tramo. Es el mayor ahorro de tiempo disponible y convierte el paso de montaje de un trabajo de diseño en una tarea de ensamblaje.
3. Monta dos puestos de trabajo si tienes espacio. Uno arma, otro envuelve. Ninguna de las dos personas cambia de herramienta ni de sitio.
4. Escribe los umbrales de reposición en el estante. Cuando queden dos rollos de cinta adhesiva o tres de cinta decorativa, alguien repone desde el stock local en lugar de descubrir la falta a las cuatro de la tarde.
5. Reserva una partida presupuestaria para flete aéreo. No porque cuentes con usarla, sino porque tener la opción elimina la tentación de pedir de más desde el principio.

Paso siguiente

Para que la parte de pedido funcione, lee flete marítimo frente a aéreo y cómo funcionan los tramos de cantidad. Para el almacenamiento, consulta cómo conservar el material floral.

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